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Changer de syndic de copropriété : étapes, vote et délais

Par Gaelig Drouin, gestionnaire de copropriétés
Mis à jour le

L’essentiel : Pour changer de syndic, le conseil syndical compare plusieurs contrats, fait inscrire la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour, puis l’assemblée générale vote à la majorité de l’article 25. L’ancien syndic doit ensuite remettre la trésorerie sous 15 jours, les archives sous un mois et les comptes clôturés dans les deux mois suivants.

Changer de syndic est un droit des copropriétaires, et la procédure est encadrée par la loi du 10 juillet 1965. Le plus simple est de préparer le changement pour l’échéance du contrat en cours : le conseil syndical réunit plusieurs propositions, demande leur inscription à l’ordre du jour, et l’assemblée générale désigne le nouveau syndic à la majorité de l’article 25. Aucune indemnité n’est due au syndic sortant dans ce cas. Comptez en pratique quatre à six mois entre les premiers contacts et la prise de fonction.

Vérifier la date de fin du contrat actuel

La durée du contrat en cours est fixée par l’assemblée qui l’a approuvé, dans la limite de trois ans. Son échéance figure dans le contrat et dans le procès-verbal de désignation.

Deux situations se présentent :

  • Le contrat arrive à son terme. L’assemblée qui désigne le nouveau syndic doit se tenir dans les trois mois qui précèdent cette échéance. Elle fixe la date de fin anticipée du contrat en cours et la date de prise de fonction du successeur. Le changement se fait alors sans indemnité.
  • Le contrat court encore longtemps. Une résiliation avant terme reste possible, mais seulement en cas d’inexécution suffisamment grave de la part du syndic. Le conseil syndical adresse au syndic une demande motivée qui précise les manquements reprochés, et l’assemblée se prononce sur la résiliation. Une simple perte de confiance ne suffit pas, et une rupture sans motif sérieux peut exposer le syndicat à devoir indemniser le syndic.

Dans les deux cas, la fin du contrat prend effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l’assemblée.

La mise en concurrence par le conseil syndical

Avant l’assemblée appelée à désigner un syndic, le conseil syndical doit mettre en concurrence plusieurs projets de contrat (article 21 de la loi de 1965). L’assemblée peut l’en dispenser par un vote à la majorité de l’article 25, inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée précédente. Sans conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire.

Pour comparer utilement :

  • Tous les contrats suivent le même contrat type, fixé par décret en 2015.
  • Regardez le forfait annuel, mais aussi la liste des prestations facturées à part, le nombre de visites de l’immeuble prévues et les horaires de disponibilité.
  • Demandez qui sera votre interlocuteur au quotidien et combien d’immeubles il suit.

Tout copropriétaire peut aussi, de son côté, demander l’examen d’un projet de contrat qu’il transmet au syndic.

Faire inscrire la question à l’ordre du jour

Le syndic en place convoque l’assemblée. Il ne peut pas refuser d’inscrire à l’ordre du jour une question que lui notifie un copropriétaire ou le conseil syndical. La demande se fait de préférence par lettre recommandée avec avis de réception. Elle comprend le projet de résolution et les contrats proposés, qui seront joints à la convocation.

Attention au calendrier : la convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins 21 jours avant l’assemblée. Envoyez donc les contrats plusieurs semaines avant la date prévue, sans quoi la question sera reportée.

Si la question ne peut pas attendre l’assemblée annuelle, une assemblée spécifique peut être convoquée. Le conseil syndical, ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, peuvent en faire la demande au syndic.

Le vote en assemblée générale

La désignation du syndic relève de l’article 25 : elle doit recueillir la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Les candidatures sont soumises au vote l’une après l’autre.

Si aucun candidat n’atteint cette majorité mais que l’un d’eux obtient au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée peut procéder immédiatement à un second vote. Celui-ci se tient alors à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance (article 25-1).

La résolution précise la date de prise de fonction du nouveau syndic et la durée de son mandat.

La passation : fonds, documents et archives

Une fois l’ancien syndic sorti de ses fonctions, l’article 18-2 de la loi de 1965 fixe un calendrier précis :

  1. Sous 15 jours : remise de la situation de trésorerie, des références des comptes bancaires du syndicat et des coordonnées de la banque.
  2. Sous un mois : remise de l’ensemble des documents et archives du syndicat, y compris les documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable.
  3. Dans les deux mois suivants : remise de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat, après apurement et clôture.

Les archives appartiennent au syndicat, et l’ancien syndic n’en est que dépositaire. Si elles sont confiées à une société d’archivage, celle-ci doit être informée du changement.

En cas de retard, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical adresse une mise en demeure. Si elle reste sans effet, il peut saisir le président du tribunal judiciaire, qui peut ordonner la remise des pièces sous astreinte.

Un calendrier type

  • Six mois avant l’échéance : le conseil syndical contacte plusieurs syndics et organise les visites.
  • Trois à quatre mois avant : comparaison des contrats, choix du ou des candidats à présenter.
  • Deux mois avant l’assemblée : envoi des projets de contrat au syndic en place pour inscription.
  • Jour de l’assemblée : vote, fixation des dates de fin et de prise de fonction.
  • Après la prise de fonction : suivi de la passation selon les délais légaux, avec un inventaire contradictoire des archives.

En résumé

  • Le changement le plus simple se fait à l’échéance du contrat, lors d’une assemblée tenue dans les trois mois qui la précèdent.
  • Le conseil syndical met en concurrence plusieurs contrats, sauf dispense votée par l’assemblée.
  • Le nouveau syndic est désigné à la majorité de l’article 25, avec un second vote possible à l’article 24.
  • L’ancien syndic remet la trésorerie sous 15 jours, les archives sous un mois, puis les comptes clôturés dans les deux mois suivants.
  • En cas de blocage, le juge peut ordonner la remise des documents sous astreinte.

Si votre conseil syndical envisage un changement, L’Administrateur peut venir voir l’immeuble et vous présenter un projet de contrat.

Sources

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